FORMULIR

Salah satu alat untuk merekam data transaksi suatu perusahaan digunakan formulir atau dokumen.
Definisi formulir secara manual : secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Definisi formulir secara elektronik : ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Manfaat formulir dalam perusahaan :

# menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan
# merekam data transaksi bisnis perusahaan
# mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan
# menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

3 golongan formulir menurut sumbernya :

^ dibuat dan disimpan dalam perusahaan, misal : surat permintaan pembelian, memo debet, memo kredit, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

^ dibuat dan dikirimkan pada pihak luar perusahaan, misal : faktur penjualan, surat order pembelian, surat order penjualan.

^ diterima dari pihak luar perusahaan, misal : faktur pembelian, rekening koran bank ( statement ).

Menurut tujuan penggunaannya, formulir dibagi 2 golongan :

% formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan
contoh : surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

% formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Contoh : formulir penerimaan barang, faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja.

Formulir diperlukan pada keadaan :

a. jika suatu kejadian harus dicatat

b. jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, maka penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

c. jika berbagai sumber yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya.

d. jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi.